Konsep Sistem Informasi

Konsep Sistem, dan Sistem Informasi pada Organisasi dan Manajemen Perusahaan

1.      Konsep Sistem dan Sistem Informasi

Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi untuk melakukan kegiatan bersama dan mencapai satu tujuan

Subsistem adalah sistem didalam suatu sistem dimana sistem berada lebih dari satu tingkat, sistem yang lebih besar itu adalah supersistem

Ø  Karakteristik sistem terdiri dari :

a.      Komponen (elemen)

Komponen dari suatu sistem dikenal sebagai susbsistem

b.      Batasan sistem

Daerah yang membatasi antara sistem yang satu dengan lingkungan luar

c.       Lingkaran luar

Segala sesuatu diluar dari batas sistem yabg mempengaruhi operasi dari suatu sitem. Contoh : vendor,pelanggan,pemilik,pemerintah,bank,pesaing

d.      Penghubung sistem

Suatu media yang menghubungkan antara subsistem yag satu dan yang lainnya

e.      Masukan

Informasi yang akan dimasukkan kedalam sistem

f.        Keluaran

Hasil dari pemrosesan yaitu keluaran yang berupa informasi

g.      Sasaran sistem

Suatu tujuan yang ingin dicapai oleh suatu sistem

1.      Model umum sistem

Model umum dari sistem terdiri dari masukan, proses, dan keluaran. Sebuah sistem bisa mempunyai banyak masukan dan banyak keluaran. Mungkin juga memiliki beberapa masukan dan keluaran. Sifat dan keterbatasan sistem membentuk sebuah boundary (batasan). Sistem berada dalam boundary tersebut, sedangkan bagian luar boundary disebut lingkungan. Beberapa contoh:

Sistem	Boundary (batasan)
1. Manusia	Kulit, rambut, kuku, dan semua bagian yg dikandungnya membentuk sistem, yg berada di luarnya adalah lingkungan
2. Mobil	Body mobil, ditambah roda dan sebagian didalamnya membentuk sistem
3. Produksi	Mesin-mesin produksi, sediaan produksi dalam barang setengah jadi, karyawan, dan prosedur.

Setiap sistem terdiri dari beberapa subsistem, dan subsistem terdiri pula atas beberapa sub-subsistem. Masing-masing subsistem dibatasi boundary-nya. Saling keterkaitan dan interaksi antar subsistem disebut interface atau hubungan. Interface terjadi antara boundary dan berbentuk masukan atau keluaran (energi, materi, atau informasi)

3. Jenis-Jenis Sistem

a. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik

Sebuah sistem deterministik beroperasi dengan cara yg dapat diramalkan secara tepat. Interaksi antar bagian diketahui dengan pasti. Contoh program komputer.

Sistem probabilistik adalah sesuatu yg mungkin, tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya sistem. Contoh stok barang

b. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem tertutup dalam fisika didefinisikan sebagai sebuah sistem yg mandiri ( self contained ). Sistem ini tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungannya. Contoh reaksi kimia dalam sebuah tabung.

Sistem terbuka mengadakan pertukaran informasi, materi atau energi dengan lingkungannya. Pertukaran dapat meliputi masukan yg acak dan tak tentu. Cenderung memiliki sifat adaptasi, berarti sistem dapat menyesuaikan terhadap perubahan lingkungannya dan dapat meneruskan eksistensinya Dalam organisasi bisnis, adaptasi diperlukan untuk menghadapi persaingan dan pasar yg berubah. Sistem perlu merancang kemampuan untuk beradapasi. Contoh sistem organisasi, sistem penawaran

c. Sistem Manusia/ Mesin

Sebuah sistem yg baik biasanya memiliki sifat deterministik yg relatif tertutup. Sehingga sistem dapat diduga yg selalu berjalan tepat seperti seharusnya. Dalam sistem informasi, unsur mesin seperti komputer dan program komputer relatif tertutup dan deterministik. Sedang unsur manusia adalah sistem terbuka dan probabilistik. Pemakaian manusia dan mesin membentuk sebuah sistem manusia/mesin. Sistem manusia/mesin dapat mengandalkan mesin dan memakai manusia hanya sebagai suatu pengawas atas operasi mesin.

Karakteristik, Model Umum, dan Jenis Sistem Informasi 2

4. Subsistem

a. Pengunsuran

Konsep sebuah sistem menuntut perancangnya untuk mempertimbangkan sistem sebagai suatu keseluruhan. Tetapi sistem mungkin terlalu besar, oleh karena itu diuraikan menjadi subsistem. Boundary dan interface (penghubung) ditelaah secara cermat untuk menjamin bahwa hubungan antar subsistem didefinisikan secara jelas. Proses pengunsuran membagi sistem menjadi subsistem yg lebih kecil sehingga mencapai ukuran yg dapat ditangani.

b. Penyederhanaan / Simplikasi

Setiap sistem atau subsistem memiliki masukan, keluaran, dan interface dengan subsistem-subsistem lainnya, sehingga akan menyebabkan banyak interface yg harus didefinisikan.

Setiap jalinan adalah inteface yg berpotensi untuk komunikasi antar subsistem dan mengandung jalur informasi. Proses penyederhanaan dapat dilakukan dengan :

Gugus (cluster) subsistem ditentukan mana yg berinteraksi dg lainya kemudian dibuat sebuah jalur interface dari gugus menuju subsistem lainnya.

Metode untuk sistem pemisahan (decuopling) diadakan agar tidak memerlukan analisis interaksi yg tepat.

c. Decoupling (Pemisahan)

Dua subsistem yg berhubungan sangat erat membutuhkan koordinasi yg ketat. Contoh, seandainya bahan baku langsung diproduksi pada saat ia tiba di pabrik, maka dikatakan sistem bahan baku digandeng erat dg sistem produksi. Pengaturan waktunya harus tepat untuk menghindari penundaan dalam produksi atau terlalu cepat kedatangan sehingga tidak ada tempat untuk penyimpanan. Proses produksi dapat mengalami penundaan tak terduga atau tak terencana. Pemecahannya adalah dengan memisahkan atau mengendorkan hubungan tersebut sehingga kedua sistem tersebut dapat beroperasi sejenak secara bebas.

5. Pengendalian Dalam Sistem

Umpan balik yg bertujuan melunakkan dan mengurangi penyimpangan terhadap standar disebut umpan balik negatif (negative feedback). Sedangkan umpan balik positif (positive feedback) menambah kekuatatn arah gerak sistem. Jadi umpan balik positif menyebabkan sistem mengulangi atau memperbesar penyesuaian atau kegiatan.

Konsep Organisasi dan Manajemen

Organisasi didefinisikan sebagai sekelompok manusia yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan

Ciri-ciri organisasi ialah:

1) terdiri daripada dua orang atau lebih,

2) ada kerjasama,

3) ada komunikasi antar satu anggota dengan yang lain,

4) ada tujuan yang ingin dicapai.

 Konsep manajemen

Manajemen sebagai suatu proses,

1. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,

2. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan

Struktur Keorganisasian

           

  MODEL DASAR

Struktur Hirarki : Struktur keorganisasian dasar adalah sebuah struktur hirarki dengan manajemen puncak paling atas dalam bagan, manajemen menengah/madya ditengah dan manajemen bawahan di tempat paling bawah.

Spesialisasi : Organisasi membagi pekerjaan atas tugas-tugas khusus hingga menimbulkan spesilisasi

Hubungan Lini dan Staf : Lini (Garis utuh) menjelaskan wewenang perintah langsung dari fungsi-fungsi dalam organisasi. Contoh : manajer penjualan menerima laporan dari para sales. Wewenang mengalir dari atas ke bawah

 Wewenang dan Tanggung Jawab : Wewenang adalah hak untuk memerintah.

Rentang Kendali: Menunjukkan banyaknya bawahan yang diawasi oleh seorang supervisor.

MODEL VARIASI

1)      Organisasi bedasarkan produk & jasa mandiri

Struktur ini menghasilkan orang yang lebih diarahkan pada output dibandingkan pengolahannya.

2)      Organisasi matriks

Struktur ini menghasilkan hubungan lateral yaitu penggabungan organisasi fungsional dengan produk dan jasa. Organisasi fungsional dipandang sebagai suatu arus, produk dan jasa dipandang sebagai aliran melalui organisasi fungsional

Peranan Manusia dalam Organisasi

Peranan sumber daya manusia dalam berorganisasi sangatlah penting karena sumberdaya manusia ini sebagai pengelola system, agar system ini tetap berjalan tentu dalam pengelolaannya harus memperhatikan aspek-aspek penting seperti pelatihan, pengembangan , dan motivasi. Dalam hal ini sumber daya manusia dijadikan manejemen sebagai salah satu indikator penting pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan vital.

Manusia merupakan aset organisasi yang sangat vital, karena itu peran dan fungsinya tidak dapat digantikan oleh sumber daya lainnya.

Manusia dalam organisasi harus senantiasa berorientasi terhadap visi,misi,tujuan,dan sasaran organisasi dimana dia berada di dalamnya.

Model Dasar Manusia Sebagai Pengolah Informasi

Sebuah model sederhana mengenai manusia sebagai pengolah informasi terdiri dari indra penerima (mata, telinga, hidung dsb) yang menerima isyarat dan meneruskannya kepada unit pengolah (otak dengan penyimpanan). Hasil olahan adalah respon/tanggapan keluaran (secara fisik,ucapan, tulisan dsb).

Model Newell Simon tentang manusia sebagai pengolah informasi/keputusan

Model mengenai pemecah persoalan manusia yang menggunakan analogi antara pengolahan komputer dan pengolahan informasi manusia. Hal ini bukan berarti bahwa manusia memecahkan persoalan seperti komputer, tetapi bahwa analogi sangat berguna untuk memahami pengolah informasi manusia.

KETERBATASAN MANUSIA SEBAGAI PENGOLAH INFORMASI

Ø  Keterbatasan dalam pengolahan data

Ø  Keterbatasan dalam menemukan perbedaan-perbedaan

Ø  Keterbatasan dalam menangani data Probabilistik

Pada manusia, sistem pengolahan bekerja secara serial (satu tugas satu waktu),

sedangkan komputer dapat bekerja secara serial maupun paralel.